HASNAL FUAD

Importance of The First Contact

Intisari dari Importance of The First Contact adalah

ketika tamu akan menginap di hotel, dia akan melakukan pendaftaran atau chekc-in terlebih dahulu melalui front desk. dimana front desk ini merupakan tempat dari front office, khususnya pada section reception. jadi seorang reception harus dapat memberikan keramah tamahan dan pelayanan yang bagus dan baik terhadap tamu yang akan menginap di hotel, karena dengan kita memberikan pelayanan yang baik kepada tamu maka tamu akan merasa senang. tak hanya itu, seorang receptiont harus mampu menangani permintaan tamu dan melayaninya dengan baik. jika seorang reception menerima tamunya dengan setengah hati, maka tamu tersebut tidak akan puas dengan pelyanan hotel. seorang reception harus mampu melayani tamu dengan sepenuh hati, mulai dari mengucapkan salam, selalu senyum, dan menangani keluhan tamu.

Jadi first impression tamu terletak pada seorang receptiont, jika reception tersebut dapat menjalankan tugasnya dengan baik, senyum dan penuh keramah tamahan maka tamu itu akan merasa senang. Namun sebaliknya, jika seorang receptiont memberikan sikap yang kurang baik maka tamu akan merasa tidak puas dengan pelayanan hotel.

berikut ini contoh skenario atau cerita seorang reception.

misalnya ada seorang tamu bernama Mr. Andre

Mr andre datang pukul 09.15 di meja front desk, dia terlihat tampak marah sekali karena dia terlambat untuk presentasi terhadap group investor nya. maka seorang reception harus peka dan empati terhadap masalah yang dihadapi Mr. Andre. hal yang dilakukan seorang reception yaitu memanggil bellboy untuk mengangkut barang bawaan yang dibawa oleh Mr. Andre dan melayani Mr. Andre dengan penuh keramah tamahan.

maka dengan hal itu Mr. Andre pun merasa senang dengan pelayanan yang diberikan oleh hotel tersebut.

Components of the Registration Process

Proses registrasi atau pendaftaran merupakan salah satu point yang sangat penting untuk dilakukan oleh seorang petugas kantor depan hotel /front office. Dimana seorang receptiont harus mampu berkomunikasi dengan baik terhadap tamu, menggunakan bahasa yang sopan, dan selalu tersenyum. kita dapat menanyakan sebelumnya kepada tamu, apakah dia sudah memesan kamar terlebih dahulu atau belum. Pada proses pendaftaran ini, seorang reception harus bisa mencatat dan menyimpan segala data dan informasi dari tamu dengan tepat dan akurat.

Capturing Guest Data

capturing geust data yaitu salah satu proses registrasi atau pendaftaran sebelum check-in ke dalama kamar. dimana seorang reception harus mampu mencatat segala informasi yang diperoleh dari tamu tersebut. hal-hal yang harus dicatat yaitu sepert; Nama lengkap, Alamat, Nama Perusahaan, lama menginap, berapa orang yang menginap, cara pembayaran, special request serta informasi lainnya.

Referensi lainnya yang berhubungan dengan first impression front office

Front Office Department adalah suatu bagian depan dari suatu hotel, sbg penjual kamar dan sering disebut sebagai sellingroom. Dalam proses penjualan seorang front office harus dibantu oleh bagian tata graha. Dalam hubungan kerja tata graha bertindak sebagai pengemasan kamar. Front office juga dikenal sebagai the first and the last impression of the guest. Artinya bagian inilah yang pertama dan terakhir dari tamu. Tamu akan datang ke hotel akan regestrasi dulu ke bagian front office dan pada waktu akan check out pun tamu juga berhubungan dengan staf dari front office. Jadi sudah sewajarnya jika kesan yang mendalam akan tercipta di bagian front office.

Front office juga merupakan pusat informasi dan juga hampir segala kegiatan tamu seperti penerimaan dan pengiriman surat pengurusan barang, pembayaran rekening hotel, mengenai kehilangan barang, menampung keluhan tamu dan juga tempat segala pemberian informasi baik dalam hotel maupun luar hotel.

Kantor Depan adalah cermin dari kualitas hotel untuk pertama kali bagi tamu saat memasuki suatu Hotel, untuk itu kesiapan, kesigapan, ketepatan serta kemampuan semua karyawan di bagian kantor depan dalam menjalankan fungsi tugas dan tanggung jawabnya sangatlah menentukan dalam memberikan impresi baik maupun kurang baik atau buruk pada para tamu Hotel sebelum para tamu tersebut mendapatkan pelayanan dan pengalaman yang lainnya saat mereka datang untuk menginap maupun tidak di suatu Hotel. Kantor depan hotel (front office) secara operasional berhubungan dengan tamu dan area kerjanya tidak jauh dari lobby, daerah yang paling ramai hilir mudik tamunya, oleh sebab itu bagian ini disebut dengan bagian front office. Kantor depan hotel merupakan salah satu bagian dari hotel yang paling penting dalam hal mewujudkan tujuan yang akan dicapai oleh hotel

sumber: http://massicang.blogspot.com/2012/02/front-office.html